Permohonan Audiensi, Kunjungan Delegasi Tiongkok dengan Prosedur Sederhana, Tidak Birokratis 

Permohonan Audiensi, Kunjungan Delegasi Tiongkok dengan Prosedur Sederhana, Tidak Birokratis 

dilaporkan: Setiawan Liu

Jakarta, 9 Juni 2020/Indonesia Media –  Biro Kerja Sama Daerah (KSD) Provinsi DKI meyakini masyarakat termasuk perusahaan MICE (meeting, incentive, convention and exhibition), kedutaan besar, perwakilan instansi di luar negeri yang bermaksud mengajukan permohonan audiensi dan kunjungan kepada Pimpinan tanpa ada kesulitan, serta tidak birokratis. KSD memfasilitasi semua permohonan, termasuk dari berbagai delegasi asal Tiongkok untuk business matching, virtual meeting dan lain sebagainya. “(prosedurnya) simple, sederhana. Permohonan dengan surat resmi, untuk disampaikan kepada Gubernur. Kami anggap permintaan formal dari pemerintah provinsi-provinsi di Tiongkok, seperti Zhejiang, Zhuzhou , Fujian harus ditindaklanjuti, tapi sesuai protap (prosedur tetap),” Kepala Sub Bagian Protokol III Biro KSD Pemprov DKI Jakarta, Joni Fentriana (Chen Zun Ning) mengatakan kepada Redaksi.

Ia juga menampik kalau ada anggapan bahwa permohonan audiensi di tengah wabah virus corona, (prosedurnya) bisa lebih sulit. Jajaran Pemprov tetap accomodative terhadap permohonan yang tentunya dengan tatanan baru atau New Normal karena pandemi virus corona. “(Virtual meeting) tentunya lebih mudah (mengordinasi untuk kegiatan audiensi/pertemuan). Tapi Protap nya, ada pembuatan nota dinas internal (Pemprov DKI), lalu memerintahkan (pejabat). Misalkan kepala Biro KSD yang dulunya bernama KDH – KLN (Kepala Daerah – Kerjasama Luar Negeri) dan walikota untuk menerima (permohonan audiensi). Setelah ada perintah tertulis dari pimpinan, dalam hal ini Gubernur atau Sekda (Sekretaris Daerah), kami bisa menindaklanjuti. Seperti ketika permohonan Delegasi Zhuzhou (Tiongkok) pada Agustus 2019 yang lalu, (prosesnya) berjalan lancar. Bahkan ada materi diskusi antara Pemerintah Kota Walikota Jakarta Barat dengan Delegasi (Zhuzhou) yang riil, dan bisa ditindaklanjuti ke depannya,” tegas Joni

Perusahaan MICE di Jakarta, PT Nusaraya sudah beberapa kali mengordinasi permohonan audiensi/kunjungan kepada Pemprov DKI Jakarta. Beberapa kali pertemuan berlangsung di kantor pemerintah kota termasuk Jakarta Barat, Jakarta Pusat, Jakarta Utara.  Zhuzhou Municipal Committee juga mengadakan penjajakan kerjasama pada tingkat kota. Selain topik pembahasan pada pertemuan tsb antara lain studi banding inovasi Pemerintah Kota Jakbar memperkuat kerangka kebijakan publik. Selain itu, ada Knowledge Sharing mengenai penguatan akses masyarakat dan stakeholder terhadap informasi dan penerapan hemat energi (kelistrikan), lingkungan hidup, agraria. “Kalau kunjungan Zhuzhou berjalan lancar. Tapi delegasi kemarin (tgl 8 Juni) yang gelar virtual meeting ada kendalanya. Karena (virtual meeting Delegasi Zhejiang dengan KSD) mengarah pada kerjasama kan. Tapi tidak ada Surat Permohonan resmi dari Zhejiang. Sehingga kami tidak bisa mengajak Dinas Koperasi, UMKM (Usaha Mikro, Kecil dan Menengah),  Perdagangan, Dinas PTSP (Pelayanan Terpadu Satu Pintu) perizinan,” tegas Joni.

Permohonan Delegasi Fujian Tiongkok beberapa waktu yang lalu juga berjalan lancar. Karena EO (event organizer) mengikuti prosedur yang berlaku. Selain, permohonan delegasi Fujian juga punya kekhususan hubungan, yakni saling kunjung antar pejabatnya. Sama seperti kekhususan hubungan Jakarta – Beijing, kalau ada kegiatan audiensi, Biro KSD pasti mengajukan pendampingan dari Kementerian Luar Negeri (Kemlu) Republik Indonesia. “Bahkan kami akan membuat MoU (Memorandum of Understanding), mendirikan perpustakaan. Sekarang ini, (kekhususan hubungan Jakarta-Beijing) sudah pada tahap Letter of Intent (LoI). Pimpinan masih sedang atur waktu untuk penandatanganan MoU. DPRD DKI Jakarta sudah setuju,” kata Joni, alumni Capital Normal University, Tiongkok (2014 – 2015). (sl/IM)